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aifia-pt - Re: [AI] Digest AIfIA-pt, volume 286, assunto 2-Taxonomia-Exemplo

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Subject: Arquitetura da Informao (em Portugus)

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  • From: Rafael Marinho <rafaelmarinho71 AT gmail.com>
  • To: Arquitetura da Informação (em Português) <aifia-pt AT lists.ibiblio.org>
  • Subject: Re: [AI] Digest AIfIA-pt, volume 286, assunto 2-Taxonomia-Exemplo
  • Date: Mon, 27 Jul 2009 10:01:33 -0300

Taxonomia

De forma mais genérica, podemos dizer que taxonomia é uma classificação. Porém a taxonomia trata de uma estrutura de organização baseada na hierarquia - vai do geral para o específico, do maior para o menor, do menos complexo para o mais complexo.

Meios de Transporte > Terrestres > Automóveis > Carros

É o conceito da Biologia para a classificação dos seres, em Reino, Filo, Sub-filo, Classe, Sub-classe, Ordem, Sub-ordem, Gênero, subgênero e espécie

Esse conceito é também utilizado amplamente na Biblioteconomia e na Ciência da Informação para a gestão da informação dentro de sistemas de classificação do conhecimento

Essa é a estrutura para classificar os documentos em uma biblioteca ou centro de documentação desde antes do livro.

As primeiras bibliotecas da humanidade nasceram muito antes do livro - tivemos blocos de argila, depois o papiro, a seda (principalmente na China), o pergaminho e por último o papel e o livro tal qual o conhecemos. A estrutura de organização do conhecimento nas bibliotecas é baseada em taxonomia.

Ontologia

Diferentemente da Taxonomia, a Ontologia não é uma estrutura hierárquica e sim associativa.

Ela agrega entidades de acordo as suas relações e atributos já preestabelecidos.

Enquanto a taxonomia verticaliza as estruturas, as ontologias as horizontalizam.

As ontologias funcionam de maneira muito semelhante ao nosso cérebro, relacionando, agrupando e classificando entidades. A complexidade está no fato de que pessoas diferentes pensam de formas diferentes. Se todos os usuários tivessem o mesmo padrão mental e mesma estrutura lógica de pensamento, não haveria a necessidade de testes de usabilidade, personas, focus groups e entrevistas.

Deste modo, o que fosse óbvio e claro para um usuário o seria também para todos. E sabemos bem que isso não é verdade!

A ontologia se comporta da mesma forma. Quando modelamos mapas mentais para a realização de um projeto ou proposta, é útil uma fase de brainstorm. E a partir dele são criadas as conexões e produzidos sentidos.

Diferente da taxonomia, a ontologia está voltada para o sentido das relações, mais do que puramente a estrutura hierárquica do que quer que seja.

Aplicadas ao GED nas empresas

Antes mesmo de definir como o GED será aplicado na empresa, é preciso mapear e modelar os processos da organização. Mas o que são processos?

Em Administração temos um modelo de gestão por processos, que é a visão da organização como um todo e maior relação entre os diferentes agentes da cadeia de valor.

Os processos equivalem aos setores e departamentos da organização ou empresa. Financeiro, Comercial, Produção, Materiais, Logística etc são processos e precisam ser modelados e mapeados, a fim de obtermos um “retrato fiel” da empresa. Somente depois aplicamos modelos de estruturação e organização da informação.

Em Arquivologia essa etapa corresponde à organização por Fundos Arquivísticos, ou seja, a procedência dos recursos informacionais com os quais estaremos lidando, sem misturá-los.

Conhecer a empresa e o funcionamento de seus processos individualmente dá mais propriedade no momento de definir qual o método mais apropriado de estruturação da informação para implantar um sistema de GED, se taxonomia e sua hierarquia vertical, ou a ontologia aplicada com associações horizontais.

O GED é uma forma de gerenciar o fluxo de trabalho e tem como condição necessária que os processos (e o fluxo de cada processo) sejam conhecidos por todos os envolvidos.

http://webinsider.uol.com.br/index.php/2009/07/26/ged-taxonomia-e-ontologia-nas-empresas/

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Rafael Marinho
Arquiteto de Informação

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2009/7/22 Rafael Marinho <rafaelmarinho71 AT gmail.com>
Eliseu começou a levantar o tema e achei por bem esclarecer alguns pontos e discutirmos aqui na lista.

GED

Premeiro as definições: GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos são metodos permitem
gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos através de um sistema digital. Com ele nos podemos tramitar documentos e informações e atribuir permições e perfis de competências, por exemplo: uma empresa de engenharia que lida com plantas em grandes formatos (A0 por exemplo) pode digitaliza-la e criar um controle de versões para as plantas e compartilha-las, deste modo podemos de acordo a necessidade gerar cópias controladas desse documento.
Já imaginaram uma empresa petroquímica com centenas de dutos e encanamentos por onde passam toneladas de produtos e apenas uma planta ou conjunto de plantas que tem a estrutura do local? Seria como criarmos portais corporativos sem sitegrama e fluxos de navegação.
O GED reduz custos e propicia o compartilhamento de informalções pois teriamos a possibilidade de gerar cópias.
Mas como funcionam essas cópias?
Apenas usuários com perfis específicos podem alterar e imprimir tais documentos, e para isso existem etapas:

1) É feita uma proposta de alteracao ou criacao do documento, norma etc
2) A proposta é analisada e são feitas críticas
3) A pessoa designada para tal começa a elaborar o documento
4) O Documento passa pelos avaliados e comissão técnica
5) Se aprovado ele passa pela Direção/Presidência que irá homologar
6) Após a homologação o documento é liberado no sistema e a versão anterior é substituida

Aspectos técnicos do GED

Em se tratando de documentos legais, financeiros, plantas etc, as imagens precisam ser rasterizadas, ou seja, criado uma bitmap que não permite a manipulação por vetores (vetorização)
De modo que teriamos uma imagem teoricamente impassível de ser fraudada.

Todo o tramite do documento é registrado no sistema: data e hora da atribuição, envio, saida pra homologação etc. Por isso que os sistema de GED são workflows, inclusive existe um sistema de mesmo nome, que faz isso, controlar o fluxo de trabalho, mediante a controle de permissões e competências.



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