Eliseu começou a levantar o tema e achei por bem esclarecer alguns pontos e discutirmos aqui na lista.
GED
Premeiro as definições: GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos são metodos permitem gerar,
controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes
em documentos através de um sistema digital. Com ele nos podemos
tramitar documentos e informações e atribuir permições e perfis de
competências, por exemplo: uma empresa de engenharia que lida com
plantas em grandes formatos (A0 por exemplo) pode digitaliza-la e criar
um controle de versões para as plantas e compartilha-las, deste modo
podemos de acordo a necessidade gerar cópias controladas desse
documento.
Já imaginaram uma empresa petroquímica com centenas de dutos e
encanamentos por onde passam toneladas de produtos e apenas uma planta
ou conjunto de plantas que tem a estrutura do local? Seria como
criarmos portais corporativos sem sitegrama e fluxos de navegação.
O GED reduz custos e propicia o compartilhamento de informalções pois teriamos a possibilidade de gerar cópias.
Mas como funcionam essas cópias?
Apenas usuários com perfis específicos podem alterar e imprimir tais documentos, e para isso existem etapas:
1) É feita uma proposta de alteracao ou criacao do documento, norma etc
2) A proposta é analisada e são feitas críticas
3) A pessoa designada para tal começa a elaborar o documento
4) O Documento passa pelos avaliados e comissão técnica
5) Se aprovado ele passa pela Direção/Presidência que irá homologar
6) Após a homologação o documento é liberado no sistema e a versão anterior é substituida
Aspectos técnicos do GED
Em se tratando de documentos legais, financeiros, plantas etc, as
imagens precisam ser rasterizadas, ou seja, criado uma bitmap que não
permite a manipulação por vetores (vetorização)
De modo que teriamos uma imagem teoricamente impassível de ser fraudada.
Todo o tramite do documento é registrado no sistema: data e hora da
atribuição, envio, saida pra homologação etc. Por isso que os sistema
de GED são workflows, inclusive existe um sistema de mesmo nome, que
faz isso, controlar o fluxo de trabalho, mediante a controle de
permissões e competências.